Ana Patricia Peralta, anunció que la dirección de Archivo Municipal del Ayuntamiento de Benito Juárez está trabajando en un proyecto para digitalizar los expedientes y documentos de la administración pública con el objetivo de mejorar la eficiencia del gobierno.
Este proyecto permitirá un ahorro de papel de hasta el 50 por ciento, mayor orden y transparencia, así como una gestión adecuada para los procesos de entrega y recepción. Cabe destacar que Benito Juárez es el primer municipio de Quintana Roo en contar con una dirección general de Archivo, un Reglamento Municipal del Archivo Municipal y lineamientos para la baja documental de expedientes. Además, el 95 por ciento de las instancias cumplió con el Catálogo de Disposición Documental en 2022. Según información de la dependencia, las unidades administrativas ya han completado el primer paso de escanear los expedientes físicos y se espera que se cree una plataforma en línea en colaboración con la Secretaría Técnica.
“Va a haber un ahorro importante porque no se van a emitir tantos oficios físicos, sino digitales, sin embargo, los documentos como actas y contratos aunque estén en el entorno virtual, todavía la ley pide conservarlos”, explicó.
Al respecto, el director de dicha dependencia, Vicente Díaz Muñoz, aclaró que la diferencia entre escaneo y digitalización, es que el primero es una copia pero no es original del papel y en el segundo caso, se requiere crear el archivo desde la plataforma en línea con las firmas digitales, por lo que una vez que esté funcionando, permitirá también desde ahí gestionar procesos internos como catálogos y transferencias.
“Todo esto es, primero que nada por orden y para beneficio de los procesos de entrega-recepción. Una de las encomiendas de la Presidenta Municipal es que exista la mayor transparencia en nuestros archivos, es decir que su manejo sea rápido y expedito”, indicó.
Destacó que este logro será beneficioso para la eficiencia, ya que con la organización y clasificación adecuadas, la búsqueda de información será más rápida y se podrá proporcionar en formato digital. Antes, los ciudadanos acudían a pedir información y el material no estaba debidamente organizado, lo que ocasionaba demoras en la entrega de la información solicitada.
“Archivar no nada más es guardar, sino hacerlo ordenadamente. Es información que nos sirve hoy en día, pero también como algo histórico de lo que se hizo y muchas veces, se puede retomar para hacer cosas en el presente. Todas las instancias estamos obligadas a guardar archivo que reflejen las funciones de los servidores públicos”, concluyó.